1/4/2563
เมลติด Blacklist เกิดจากอะไร และควรแก้ไขอย่างไร
สรุปสาเหตุที่ทำให้อีเมลองค์กรติด blacklist อาการที่มักพบ วิธีตรวจสอบเบื้องต้น และแนวทางแก้ไขให้ระบบเมลกลับมาน่าเชื่อถือ
หลายองค์กรอาจเคยเจอสถานการณ์ส่งอีเมลออกไปแล้วปลายทางไม่ได้รับ หรือส่งไปยัง Gmail, Hotmail, Yahoo และอีเมลโฮสติ้งบางรายไม่สำเร็จ ทั้งที่ระบบภายในดูเหมือนยังใช้งานได้ตามปกติ หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยคือ domain หรือ mail server ถูกขึ้นบัญชีดำ หรือที่เรียกว่า blacklist
ปัญหานี้มักเกิดจากระบบอีเมลหรือ web hosting ถูกใช้ส่ง spam โดยที่เจ้าของ domain ไม่รู้ตัว เมื่อปลายทางตรวจพบพฤติกรรมผิดปกติ ระบบกรอง spam ของผู้ให้บริการต่าง ๆ จะเริ่มลดความน่าเชื่อถือของ domain และอาจปฏิเสธอีเมลจากองค์กรนั้นในที่สุด
สาเหตุที่ทำให้อีเมลติด Blacklist
หนึ่งในกรณีที่พบได้บ่อยคือเว็บไซต์ที่อยู่บน web server เดียวกันถูกฝัง malware หรือ script สำหรับส่ง spam โดยเฉพาะเว็บไซต์ที่ใช้ระบบ open source หรือ plugin จำนวนมาก แต่ไม่ได้อัปเดตและตั้งค่าความปลอดภัยให้เหมาะสม
เมื่อ malware เริ่มทำงาน มันอาจส่งอีเมลจำนวนมากโดยปลอมชื่อผู้ส่งเป็นอีเมลใน domain ขององค์กร เช่น user@yourcompany.com หรือวนใช้ชื่อผู้ส่งหลายรายการใน domain เดียวกัน หากมีอีเมล spam ออกไปจำนวนมาก ความน่าเชื่อถือของ domain และ IP ที่ใช้ส่งเมลก็จะลดลงจนถูก blacklist
อาการที่มักพบ
- ส่งอีเมลออกไปแล้วปลายทางไม่ได้รับ
- ส่งหาอีเมลบางค่ายไม่ได้ โดยเฉพาะ free email หรือผู้ให้บริการที่มีระบบกรอง spam เข้มงวด
- ได้รับข้อความตีกลับพร้อมคำว่า blocked, rejected, spam, blacklist หรือ reputation
- ส่งอีเมลภายในได้ แต่ส่งออกนอกองค์กรมีปัญหา
วิธีตรวจสอบเบื้องต้น
สามารถใช้เครื่องมืออย่าง MXToolbox เพื่อตรวจสอบว่า domain หรือ IP ที่ใช้ส่งอีเมลติด blacklist อยู่หรือไม่ นอกจากนี้ยังควรตรวจค่า DNS สำคัญของระบบเมล เช่น MX, SPF, DKIM และ DMARC เพราะค่าที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้อีเมลถูกมองว่าไม่น่าเชื่อถือ
แนวทางแก้ไข
การแก้ blacklist ไม่ควรทำแค่ขอปลด blacklist อย่างเดียว เพราะถ้าต้นเหตุยังอยู่ ปัญหาจะกลับมาอีก สิ่งที่ควรทำคือไล่ตรวจทั้งระบบ ตั้งแต่ web server, mail server, DNS, account ที่อาจถูกขโมยรหัสผ่าน ไปจนถึง security policy ขององค์กร
- ตรวจสอบว่า server หรือเว็บไซต์มี malware/script ส่ง spam หรือไม่
- ตรวจสอบ account อีเมลที่อาจถูกใช้งานผิดปกติ
- ปรับค่า SPF, DKIM และ DMARC ให้ถูกต้อง
- ตรวจสอบ mail log เพื่อหาต้นทางของอีเมลผิดปกติ
- ประสานงานกับผู้ให้บริการ email hosting หรือ web hosting
- ขอ delist กับ blacklist provider หลังแก้ต้นเหตุเรียบร้อยแล้ว
ทำไมควรให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยตรวจ
ปัญหา blacklist เกี่ยวข้องกับหลายส่วนพร้อมกัน ทั้ง web hosting, mail server, DNS, reputation และ security หากแก้ไม่ครบทุกจุด องค์กรอาจกลับมาติด blacklist ซ้ำ ทำให้การสื่อสารกับลูกค้า คู่ค้า หรือระบบแจ้งเตือนสำคัญสะดุดได้
ALL About Systems สามารถช่วยตรวจสอบระบบอีเมลและโครงสร้าง network/security ที่เกี่ยวข้อง เพื่อหาต้นเหตุ วางแนวทางแก้ไข และลดโอกาสเกิดปัญหาซ้ำในระยะยาว